Xây workflow biến transcript thành tóm tắt, quyết định, action items và email follow-up có bước duyệt.
Một workflow họp tốt không chỉ tóm tắt nội dung. Nó phải giúp đội ngũ biết điều gì đã được quyết định, ai chịu trách nhiệm và khi nào cần hoàn thành.
Luồng xử lý đề xuất
1. Thu transcript hoặc ghi chú vào một thư mục cố định. 2. Chuẩn hóa tên người và chủ đề. 3. Yêu cầu AI tách quyết định, rủi ro, câu hỏi mở và action items. 4. Lưu bản nháp vào tài liệu chung. 5. Người phụ trách duyệt trước khi gửi email follow-up.
Cấu trúc đầu ra
Yêu cầu AI trả về JSON hoặc bảng với các cột: loại thông tin, nội dung, người phụ trách, deadline, mức chắc chắn và trích đoạn nguồn. Trích đoạn nguồn giúp người duyệt đối chiếu nhanh với transcript.
Human in the loop
Không tự động gửi email ngay sau khi AI xử lý. Hãy thêm trạng thái Chờ duyệt và chỉ cho phép bước gửi chạy khi một người xác nhận tên, số liệu và cam kết.
Chỉ số nên theo dõi
Theo dõi thời gian tiết kiệm, tỷ lệ action item thiếu người phụ trách, số lỗi phải sửa và tỷ lệ email được duyệt ngay lần đầu. Các chỉ số này cho biết workflow có thực sự hữu ích hay chỉ tạo thêm việc.
